Politique de confidentialité
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de ses activités, Côté Santé se doit de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels. Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance et nous mettons tout en œuvre pour préserver la confidentialité des informations que nous détenons sur nos clients, notamment les renseignements personnels qui nous sont fournis.
La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous exposer nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels. Elle s’applique donc à tous les renseignements personnels que vous nous fournissez et en nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément à la Politique.
À propos de Côté Santé et de sa responsable des renseignements personnels
Côté Santé est une entreprise œuvrant dans le domaine de la vente de produits relatifs aux troubles du sommeil et offre certains services se rattachant à ce domaine.
Côté Santé a désigné la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de son entreprise. N’hésitez-pas à communiquer avec lui si vous avez des questions ou commentaires à propos de la Politique ou à l’égard de la façon dont vos renseignements sont traités. Vous pouvez également communiquer avec lui pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels.
Vous pouvez joindre le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Isabelle Côté
355 Blv Gréber
Gatineau (Québec) J8T 6H8
rp@cotesante.ca
1.819.246.2227
Collecte de renseignements personnels
Dans le cadre de nos activités commerciales et professionnelles, nous pouvons ou devons recueillir, selon les circonstances, plusieurs types de renseignements personnels, dont notamment :
Nom
Prénom
Adresse postale
Code postal
Adresse électronique
Numéro de téléphone
Ordonnances médicales
Coordonnées bancaires et informations financières
Numéros d’identification d’un agent payeur
Numéro de carte de crédit
Paramètres de navigateur, adresse IP ou autres informations collectées via les témoins (cookies)
Genre ou sexe
Âge/date de naissance
Données médicales
Scolarité/formation
Profession
Description physique, incluant photos de profil et visage
Situation familiale/statut matrimonial
Signature
Ces renseignements sont collectés dans nos échanges avec vous, que ce soit par courriel, par téléphone, visioconférence (Zoom, Teams, etc.), en personne, par l’entremise de notre site Web ou de tout portail de partage d’information.
Certains renseignements peuvent également être obtenus de sources publiques, telles le registre des entreprises, les réseaux sociaux et autres sites gouvernementaux.
Utilisation des renseignements personnels
D’une façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés que pour la vente de nos produits et la prestation de nos services professionnels en lien avec ceux-ci ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales.
Les renseignements personnels obtenus ne sont donc utilisés qu’aux fins suivantes :
vérifier de l’identité de nos clients
fournir nos services à nos clients
analyser vos résultats obtenus suite à votre examen ou l’utilisation de votre appareil
déterminer quels sont les produits, services et traitements appropriés à votre situation
déterminer l’efficacité d’un traitement et identifier des façons de l’améliorer
établir et maintenir le contact avec vous
administrer les dossiers de nos clients
répondre aux demandes et questions de nos clients
administrer nos systèmes informatiques
administrer notre site Web
permettre la participation à des sondages, concours, promotions ou autres événements
protéger nos clients contre les erreurs et la fraude
surveiller et investiguer en cas d’incident et gérer les réclamations
évaluer les besoins de nos clients et y répondre adéquatement
évaluer – traiter les demandes d’emploi
percevoir les sommes qui nous sont dues et au besoin, procéder à des mesures de recouvrement
établir et maintenir nos relations professionnelles et commerciales
répondre aux demandes acheminées via notre site Web
remplir nos obligations légales, professionnelles et réglementaires
Partage des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous recueillons et détenons à l’égard de nos clients ne sont divulgués que lorsque nous avons obtenu le consentement de nos clients, sauf dans les situations où la loi ne l’exige pas.
Côté Santé peut, dans le cadre de ses activités, partager des renseignements personnels avec certains tiers (lesquels sont tenus aux mêmes obligations de protection de renseignements personnels auxquelles nous sommes assujetties), notamment :
certains tiers mandatés pour réaliser certaines tâches dans le cadre de l’analyse de vos données pour permettre un meilleur diagnostic et traitement (techniciens de laboratoire, firmes offrant des services d’analyse de données à l’aide de logiciels d’enregistrement de données physiologiques, formes utilisant l’intelligence artificielle pour analyser certaines données médicales, etc.), lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;
médecins référant, traitant ou interprétant, incluant la directrice médicale de l’entreprise;
entreprises vous offrant des prestations ou indemnités pour nos produits et services (assureurs, Anciens Combattants Canada, CNESST, SAAQ, SSNA – Premières Nations (NIHB), Centre local d’emploi, etc.);
certains tiers qui nous fournissent des services informatiques, Web et d’hébergement de données, lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;
certains tiers qui offrent des services de livraison à domicile, lesquels pourraient avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons et ce, strictement pour les fins des services qu’ils nous rendent;
autorités gouvernementales et organismes de réglementation, incluant l’Ordre des inhalothérapeutes du Québec, le Collège des médecins du Québec et l’Ordre des Infirmières Et Infirmiers Auxiliaires du Québec et ce, lorsque la loi l’exige; et
professionnels rendant des services à notre firme (conseillers juridiques, financiers, courtiers et agents d’assurance, banquiers, comptables).
Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec pour les fins particulières mentionnées à la présente Politique.
Durée de la conservation des renseignements personnels
Côté Santé ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins mentionnées à la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales et déontologiques. Ainsi, à compter de la date du dernier service rendu, les renseignements personnels qui y sont contenus sont archivés et pourront être détruits après l’expiration d’un délai de cinq (5) ans.
Droits que vous avez à l’égard de vos renseignements personnels
Vous avez le droit d’être informé de l’existence des renseignements personnels qui vous concernent, de l’utilisation qui en est faite et du fait que ces renseignements personnels ont été communiqués à des tiers (et obtenir la liste des tiers auxquels des renseignements personnels ont été communiqués en conformité avec la présente Politique).
Sous réserve des restrictions prévues dans les lois applicables, vous avez également le droit de consulter, sur demande, les renseignements que Côté Santé détient à votre égard.
Si des renseignements personnels détenus à votre sujet par Côté Santé s’avèrent être inexacts ou incomplets, il vous est possible de nous demander d’apporter les corrections appropriées dans les meilleurs délais.
Vous avez également le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons, de contester le traitement que nous faisons de vos renseignements personnels et de nous demander d’effacer ou détruire de tels renseignements personnels, sous réserve du respect de nos obligations légales, contractuelles ou déontologiques.
Pour exercer tout droit en vertu de la présente Politique ou de la loi, vous devez adresser votre demande au responsable de la protection des renseignements personnels comme prévu à la section 1 de la présente Politique.
Mesures de sécurité mises en place par Côté Santé
Les renseignements personnels que nous collectons en conformité avec la présente sont conservés dans un environnement physique et technique sécurisé. L’accès au renseignements personnels est limité aux membres du personnel de Côté Santé qui en ont besoin et qui sont soumis à un devoir de confidentialité.
Les dossiers en support papier qui contiennent des renseignements personnels sont conservés dans des classeurs dont seuls nos employés ont accès. Les renseignements personnels détenus sur support électronique sont protégés par des moyens techniques et technologiques (identifiants - mots de passe, sauvegarde automatique, logiciels anti-virus, murs pare-feu et autres logiciels technologiques).
Malgré notre engagement à maintenir un haut niveau de protection des renseignements personnels que vous nous communiquez, il nous est impossible de garantir que ceux-ci sont totalement à l’abri de violation, puisque aucun moyen de stockage, physique ou électronique, ne peut offrir de protection à 100%.
Témoins (Cookies)
Notre site www.cotesante.ca utilise des témoins (cookies) pour son bon fonctionnement et assurer une expérience personnalisée. En visitant notre site Web, vous consentez à l’utilisation des témoins par Côté Santé, quoiqu’il vous soit possible de les refuser, auquel cas il est possible que certaines fonctionnalités de notre site ne soient pas disponibles.
Sites de tiers
La présente Politique ne vise pas les plateformes Web, les applications ou les pages de parties tierces accessibles via nos services, et nous ne sommes pas responsables de ces services externes. Si vous cliquez sur ces liens, il est fort probable que ces services tiers aient leurs propres politiques en matière de confidentialité, que vous devrez consulter avant de divulguer vos renseignements personnels.
Acceptation de la politique de confidentialité
En naviguant sur notre site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l'utilisation de fichiers témoins.
Modification et mise à jour de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique, de temps à autre, notamment afin d’assurer sa conformité avec le droit en vigueur. Toute modification à la politique sera publiée par la publication d’une politique révisée qui inclura les changements apportés à celle-ci.